
Organizacja mniejszego czy większego spotkania biznesowego, które wiąże się z wyjazdem, to zawsze nie lada wyzywanie logistyczne. Aby wszystko było perfekcyjnie dopięte na ostatni guzik, a kontrahenci i partnerzy firmy byli zadowoleni z uczestnictwa w konferencji, należy wybrać dobrze przygotowane na tego typu wydarzenia miejsce. Na co zwrócić uwagę, planując wyjazdowe spotkanie biznesowe?
Zaplecze konferencyjne
Na szkolenia, sympozja i różnego rodzaju spotkania branżowe zwykle przyjeżdża duża liczba osób. Należy w związku z tym mieć na uwadze stosowną wielkość sali konferencyjnej oraz to, czy znajduje się w niej klimatyzacja. Zapewni to uczestnikom należyty komfort.
Konferencje to okazja do przedstawienia prezentacji, materiałów szkoleniowych czy promocyjnych. Dlatego trzeba zadbać o wybór miejsca, które będzie dysponowało profesjonalnym sprzętem. Sale do spotkań biznesowych muszą być wyposażone w flip- charty, tablice i ekrany. Dobrze, jeżeli towarzyszy im odpowiednie nagłośnienie oraz szybkie łącze zapewniające swobodny dostęp do Internetu. Nad stanem technicznym tych urządzeń i sprawnym przeprowadzeniem konferencji powinien czuwać personel danego ośrodka czy hotelu.
Baza noclegowa i gastronomiczna
Po zakończonym dniu pełnym spotkań i przemówień wszystkim uczestnikom należy się solidny wypoczynek. Hotel, w którym jest organizowana konferencja, musi mieć odpowiednią liczbę miejsc noclegowych. Dobrze urządzone, wygodne pokoje pozwolą zrelaksować się i zregenerować siły.
Planując konferencję, nie można także zapomnieć, że jednym z kryteriów wyboru miejsca jej organizacji jest serwowana kuchnia. Należy zaplanować menu uwzględniające śniadania, obiady i kolację, ale też przekąski podawane w przerwach między prelekcjami.
Otoczenie ma znaczenie
Oczywiście im piękniejsze otoczenie i okoliczności przyrody, tym uczestnicy spotkania biznesowego będą milej wspominać to wydarzenie. Wyjątkową atmosferę, wyciszenie oraz lepszą koncentrację na pewno zapewni organizacja konferencji w obiekcie oddalonym od wielkomiejskiego zgiełku, zapierające dech krajobrazy czy możliwość spaceru urokliwymi uliczkami.