Szkolenia, spotkania biznesowe, sympozja – aby się one odbyły, niezbędna jest sala konferencyjna. Jej wybór nie powinien być przypadkiem, bo to od niego będzie zależało to, jak goście odbiorą firmę, która je organizuje. Nie może to być sala o niskim standardzie i bez odpowiedniego sprzętu. Co się znajduje w funkcjonalnej sali konferencyjnej?
Czym się sugerować wybierając odpowiednią salę konferencyjną?
Pierwszą sprawą, na którą należy zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej, jest ilość osób, jaka ma być na spotkaniu. Z jednej strony musi być odpowiednia ilość miejsc dla każdego, z drugiej sala nie powinna też być zbyt duża, jeśli spotkanie będzie kameralne. Trzeba też wziąć pod uwagę, że część z zaproszonych osób będzie musiała dojechać, więc być może będą potrzebować noclegu. Zanim zarezerwuje się salę, warto sprawdzić, czy istnieje możliwość noclegu w danym obiekcie. A może po spotkaniu biznesowym odbędzie się firmowa impreza? W takie sytuacji również warto wybrać miejsce, w którym są przestronne sale umożliwiające odpoczynek i zabawę. Nie bez znaczenia jest również położenie ośrodka konferencyjnego. Dzięki temu goście będą mogli spędzić przyjemnie czas podczas kilkudniowych spotkań. Liczne atrakcje i otoczenie natury sprzyjają odpoczynkowi. Sala, w której odbywają się spotkania, powinna być przestronna i dobrze wentylowana. Aby uczestnicy odnieśli korzyść ze szkolenia, sala musi być wyposażona w wygodne krzesła i stoły, na których można położyć notatnik lub napoje. Oczywiście istotną kwestią jest również odpowiedni sprzęt. Co wchodzi w jego skład? Sala konferencyjna musi być wyposażona w tablicę, ekran i flip-chart. Sprzęt audiowizualny powinien być wysokiej jakości, a Internet działać bez zarzutu. Liczy się też dobre nagłośnienie. Dobry sprzęt to jedno, ale trzeba też zadbać o to, aby miał go kto obsługiwać. Dobrze jest ustalić plan spotkania i określić jego cel. Pracownicy firmy powinni wiedzieć wcześniej jakie zadania w tym czasie mają wykonywać i jak mają dbać o komfort zaproszonych gości. Organizowanie konferencji nie jest łatwe, ale z odpowiednim planem i salą sukces jest gwarantowany.