Cechy dobrej sali konferencyjnej

Sala konferencyjna to specjalnie wydzielone pomieszczenie, mogące pomieścić znaczną ilość osób i wykorzystywane do organizowania wykładów, prelekcji, paneli dyskusyjnych i spotkań biznesowych. Nowoczesna sala konferencyjna będzie funkcjonalna tylko wówczas, jeśli jej możliwości techniczne zostaną prawidłowo zaadaptowane do oczekiwań współczesnego środowiska biznesowego i potrzeb sektora szkoleniowego. Sprawdźmy, czym się kierować przy wyborze idealnej sali konferencyjnej?

Idealna sala konferencyjna w 7 krokach

1. Lokalizacja i parking. Podstawowym kryterium wyboru idealnej sali konferencyjnej jest jej lokalizacja. Warto wybrać miejsce, znajdujące się w turystycznej miejscowości lub w pobliżu miejsca o wysokich walorach krajoznawczych. Uczestnicy konferencji będą mogli dzięki temu połączyć wykład branżowy z relaksem na łonie natury lub zwiedzaniem interesujących zabytków. Dodatkowe atrakcje z pewnością pozytywnie wpłyną na wizerunek podmiotu organizującego konferencję. Warto przy tej okazji zwrócić uwagę, czy ilość miejsc parkingowych jest wystarczająca oraz czy ośrodek jest dobrze skomunikowany i posiada dostęp do głównych węzłów komunikacyjnych.
2. Wielkość i wystrój. Priorytetową kwestią jest wielkość sali konferencyjnej. Z oczywistych względów musi ona pomieścić wszystkich uczestników tak, aby każdy z nich otrzymał wygodne miejsce siedzące. Wystrój i estetyka wnętrza również nie pozostają bez znaczenia. Sala konferencyjna powinna posiadać wykończenie neutralne stylistycznie, które będzie sprzyjać skupieniu. Jaskrawe kolory ścian czy ciemne fronty mebli nie są rekomendowane. Zdecydowanie lepiej postawić na pomieszczenie eleganckie o minimalistycznym designie. Pamiętajmy, że sala konferencyjna jest wizytówką firmy i kształtuje jej wizerunek.
3. Wyposażenie meblowe. Kolejną istotną kwestią jest ilość oraz jakość elementów, składających się na wyposażenie meblowe. Krzesła i pulpity biurkowe to niezbędne meble dla zapewnienia maksymalnego komfortu użytkownikom w salkach o funkcji szkoleniowej. Warto zwrócić uwagę na modułowe systemy meblowe, których układ przestrzenno-funkcjonalny można dowolnie modyfikować w zależności od potrzeb grupy docelowej. Krzesła powinny być ergonomiczne i umożliwiać zachowanie prawidłowej postawy ciała. Typowe stoły konferencyjne zazwyczaj przyjmują kształt owalny lub półokrągły. W przypadku prowadzenia szkolenia dla większej grupy osób, pomieszczenie powinno pozwalać na pogrupowanie krzeseł zarówno w układzie teatralnym jak i bankietowym. Popularnym rozwiązaniem jest wydzielenie w sali konferencyjnych oddzielnego pomieszczenia do rozmów kuluarowych.
4. Systemy audiowizualne. Odpowiednie nagłośnienie i nowoczesny sprzęt audiowizualny to jedne z najważniejszych kryteriów, definiujących idealną salę konferencyjną. Ekran projektowy i rzutnik multimedialny to absolutne must have. Standardem są obecnie projekty w rozdzielczości full HD, które łączą się z komputerem bezprzewodowo. Na sali konferencyjnej nie może zabraknąć mikrofonu przy pulpicie dla prelegenta lub systemu głosowego, z którego mogą korzystać także poszczególni uczestnicy. Niezbędne jest nagłośnienie, docierające do każdego obszaru pomieszczenia. W skład nowoczesnych systemów wideokonferencyjnych wchodzą także tablice magnetyczne i interaktywne, zastępujące tradycyjne tablice suchościeralne. Najnowszym trendem są flipcharty, które działają na zasadzie ekranu dotykowego i obsługiwane są przez specjalne pisaki lub dotykiem palca.
5. Oświetlenie i akustyka. Sala konferencyjna powinna mieć dostęp do światła dziennego, jednak jego ilość wpadająca do pomieszczenia musi być regulowana za pomocą rolet. Wykorzystywane światło sztuczne powinno mieć barwę chłodną, która sprzyja skupieniu i koncentrowaniu uwagi. Natężenie światła nie powinno być większe niż 500 lx, a w okolicach ekranu większe niż 80 lx. Ważny jest również czynnik izolacyjności akustycznej. Poziom docierającego hałasu nie powinien przekraczać 40dB. W innym przypadku warto zastosować panele akustyczne, stanowiące skuteczne wygłuszenie.
6. Wentylacja i klimatyzacja. Utrzymywanie stałej temperatury i optymalnego poziomu wilgotności jest bardzo istotne w pomieszczeniach, w których przed dłuższy czas przebywa liczna grupa osób. Warunki w sali konferencyjnej muszą zapewniać maksymalny komfort termiczny użytkowników. Z tego powodu instalacja wentylacyjna i klimatyzacja muszą być sprawne. Optymalna temperatura to 18-20°C, natomiast wilgotność powinna się utrzymywać w zakresie 60-80%.
7. Zaplecze gastronomiczno-noclegowe. Konferencje trwają nieraz dłużej niż jeden dzień. W takich przypadkach konieczne jest zapewnienie gościom noclegu. Idealna okaże się wówczas sala konferencyjna, dysponująca odpowiednią ilością komfortowych miejsc noclegowych oraz oferująca usługi gastronomiczne. W przypadku konferencji doskonale sprawdzają się posiłki, serwowane metodą cateringową w pomieszczeniu wykładowym.